El DeCA será obligatorio desde el 5 de octubre de 2026

A partir del próximo 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible para determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá formalizarse necesariamente en formato digital mediante el denominado DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo).

No se crea, por tanto, una nueva obligación documental: lo que cambia es el soporte en el que debe emitirse el documento de control, que pasa a ser obligatoriamente electrónico.

Fundamento normativo

 La obligación deriva de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible. Esta disposición establece que el documento de control administrativo regulado en la Orden FOM/2861/2012 deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la Ley. Como esta entró en vigor el 5 de diciembre de 2025, la obligación será exigible desde el 5 de octubre de 2026.

Las condiciones técnicas del nuevo documento digital se establecen en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, publicada en el BOE de 12 de junio de 2026.

Transportes afectados

 El DeCA resulta exigible en los transportes públicos interiores de mercancías por carretera incluidos en el ámbito de la Orden FOM/2861/2012. Se consideran interiores los transportes cuyo origen y destino se encuentran dentro del territorio español. También están comprendidas las operaciones de cabotaje realizadas en España por transportistas extranjeros.

Quedan fuera de este régimen los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español, para los que deberán emplearse los documentos previstos en los convenios internacionales aplicables.

La Orden FOM/2861/2012 contempla, además, determinadas exenciones para:

• Transportes para cuya realización no resulte preceptiva la obtención de un título habilitante.
• Transportes de mudanza.
• Transporte de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales.
• Determinados servicios de paquetería o reparto de un reducido número de bultos fácilmente manipulables por una persona.

Una carta de porte u otro documento de transporte puede cumplir también la función de DeCA, pero deberá incorporar todos los datos exigidos por la Orden y respetar los requisitos técnicos del formato electrónico.

 Sujetos obligados

 La obligación de formalizar el documento no corresponde exclusivamente al transportista. Los sujetos obligados son:

• El transportista efectivo, entendido como la persona física o jurídica titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte.
• El cargador contractual, es decir, quien contrata directamente el transporte del envío con el transportista efectivo.

El cargador contractual puede ser el propietario o expedidor de la mercancía, pero también otro transportista, una agencia de transporte, un transitario, un operador logístico, un almacenista-distribuidor o cualquier otro intermediario que contrate directamente con el transportista efectivo.

Ambos responden de la falta de formalización del documento. La Orden distribuye entre ellos la responsabilidad por la exactitud de los distintos datos que deben incorporarse al DeCA.

 Contenido obligatorio

 El DeCA deberá contener, como mínimo:

• Identificación, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Identificación y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía.
• Identificación de la autorización especial de circulación, cuando resulte necesaria.
• Fecha de realización del transporte.
• Matrículas del vehículo tractor y, en su caso, del remolque o semirremolque.
• Observaciones o reservas que soliciten incorporar los intervinientes.

Aunque se utilice una carta de porte, un documento ADR, un documento de identificación de residuos u otro documento sectorial, deberán identificarse de manera expresa y diferenciada el cargador contractual y el transportista efectivo.

 Requisitos técnicos

 El DeCA deberá generarse antes del inicio efectivo del transporte mediante una aplicación informática que registre la fecha y la hora de creación y, en su caso, de modificación del documento.

El documento deberá cumplir, entre otros, los siguientes requisitos:

• Ser un archivo PDF de un máximo de 5 MB.
• Generarse de forma nativa digital; no será válido escanear un documento en papel.
• Incorporar como metadatos la fecha y hora de creación y modificación.
• Incluir un código QR vinculado a una dirección web única.
• Permitir la descarga directa del PDF mediante una URL con protocolo HTTPS y estándar TLS 1.2 o superior.
• No exigir credenciales, autenticación, botones de descarga ni otras interacciones manuales para acceder al archivo.

La firma no es un requisito para la validez administrativa del DeCA. Si el documento se utiliza también con una finalidad contractual y se firma, deberá emplearse, como mínimo, una firma electrónica avanzada.

Antes de comenzar el servicio, el conductor deberá recibir una copia del DeCA para llevarla a bordo. Podrá presentarla en formato electrónico, mediante un dispositivo móvil, o en papel, pero en ambos casos deberá incluirse el código QR.

El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar el documento durante al menos un año. Si lo genera uno de ellos, será suficiente con que el otro pueda descargarlo durante todo ese periodo.

Transporte privado complementario

 El transporte privado complementario queda fuera del ámbito de aplicación del DeCA porque no constituye transporte público. Se trata del transporte realizado por una empresa cuyo objeto principal no es transportar, como complemento necesario o adecuado para el desarrollo de su actividad empresarial principal.

Para que una operación pueda calificarse como transporte privado complementario deben cumplirse conjuntamente las siguientes condiciones:

1. Vinculación de las mercancías. Las mercancías deben pertenecer a la empresa o haber sido vendidas, compradas, dadas o tomadas en alquiler, producidas, extraídas, transformadas o reparadas por ella. Estas operaciones deben formar parte de su actividad económica principal.
2. Origen o destino empresarial. El origen o el destino del transporte debe ser uno de los lugares en los que la empresa desarrolle trabajos relacionados con su actividad principal.
3. Integración de los vehículos. Los vehículos utilizados deben estar integrados en la organización empresarial. No es imprescindible que sean propiedad de la empresa, pues también pueden utilizarse mediante arrendamiento financiero o arrendamiento ordinario. Esta exigencia se extiende, en su caso, a los remolques y semirremolques.
4. Integración de los conductores. Los conductores deben estar integrados en la organización de la empresa y contar con las habilitaciones que resulten exigibles.
5. Ausencia de contratación o facturación independiente. El transporte no puede contratarse ni facturarse como una prestación independiente. Su coste deberá incorporarse, en su caso, al precio final del producto o servicio que constituya la actividad principal de la empresa antes de aplicar el IVA.

Cuando no se cumpla cualquiera de estas condiciones, la operación quedará sometida al régimen jurídico del transporte público y deberá analizarse si resulta exigible el correspondiente DeCA.

Documentación a bordo

 Que el transporte privado complementario no requiera DeCA no significa que esté exento de todo control documental.

Durante la realización del transporte deberá llevarse a bordo documentación suficiente para acreditar:

• La vinculación de las mercancías con la actividad económica principal de la empresa.
• La integración de los vehículos, remolques y semirremolques en su organización.
• La integración de los conductores en la empresa y sus correspondientes habilitaciones.